Checklist básico para fazer a troca de contabilidade

É bem comum termos clientes vindo de outros escritórios de contabilidade ou de contadores por inúmeras razões, sendo pelo match entre as partes, organização, estilo de comunicação, insatisfações com o serviço prestado ou até mesmo por ter se mudado de região.

Por isso, nesse artigo resolvemos desmistificar esse processo de troca de contador para você. Confira!

Caso você já tenha sua empresa e queira fazer a troca de contabilidade, não basta apenas decidir trocar, você precisa saber como funciona esse processo.

O primeiro de tudo: essa mudança não é demorada e nem é tão complexa quanto parece. O tempo médio fica em torno de um mês (porém depende do contrato que você tem com a contabilidade atual).

Primeira etapa: avisar o desligamento em sua antiga contabilidade

Parece óbvio, mas você, empresário, tem a responsabilidade de avisar previamente o seu contador que fará o desligamento dos serviços do mesmo antes de iniciar de fato os serviços com a nova contabilidade. Isso porque a comunicação não deve ser feita entre os contadores, mas sim entre o empresário que contratou o serviço – tanto com a sua antiga contabilidade quanto com a sua nova e recém contratada!

Segunda etapa: documentos

Essa é a etapa em que entram os documentos necessários para realizar a troca da sua contabilidade. Esses são os documentos solicitados pelo novo contador e que devem ser entregues pelo seu antigo:

1. Balanço patrimonial encerrado no último dia do ano que passou, neste caso em 31/12/2022 e a data da transição, vamos supor que seja no dia 30/01/2023;

2. Todos os documentos contábeis e fiscais;

3. Livro Diário e Razão ou o SPED equivalente;

4. Folha analítica da folha de pagamento;

5. Contrato de trabalho;

6. Livro de registro de empregado;

7. Livro de Inspeção de trabalho;

8. SEFIP;

9. Alvará da Saúde;

10. Alvará de Localização;

11. Contrato Social e alterações, se tiver;

12. Certidão negativa FGTS, INSS, ISS, Receita Federal;

13. Certificado Digital PJ;

14. Senha sistema da prefeitura

E, caso haja Sócios na sua empresa, também precisamos dos documentos deles:

- CNH ou RG;

- Comprovante de residência;

- Título de eleitor;

- N° do último recibo do IR caso tenha declarado;

- N° do PIS/NIT.

Importante: esses documentos têm prazos para serem enviados.

Você sabia que a sua empresa teria tantos documentos assim?

Por isso, a minha dica é: mesmo que hoje você não esteja fazendo a troca da sua contabilidade, peça para o seu contador essa documentação. Assim, você sempre terá os documentos da sua empresa em mãos!

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