Fator R no Simples Nacional:
o que é, como calcular e como usar para pagar menos imposto
Se a sua empresa presta serviços e está no Simples Nacional, existe uma variável que determina, todo mês, se você vai pagar 6% ou 15,5% de imposto sobre o faturamento. Essa variável tem nome: Fator R.
A diferença entre os dois percentuais não é pequena. Para uma empresa que fatura R$ 15.000 por mês, isso representa mais de R$ 1.400 por mês a mais ou a menos de imposto. Ao longo de um ano, mais de R$ 17.000.
O problema é que muitos empresários nunca ouviram falar do Fator R. E os que ouviram, nem sempre sabem que ele precisa ser calculado todo mês e que o resultado pode variar. Neste artigo, a gente explica o que é, como calcular, quem é afetado e como usar esse conhecimento para pagar menos imposto de forma completamente legal.
O que é o Fator R?
O Fator R é um cálculo criado pela Receita Federal que determina se uma empresa prestadora de serviços no Simples Nacional será tributada pelo Anexo III ou pelo Anexo V. Essa definição acontece mês a mês, com base na relação entre a folha de pagamento e o faturamento dos últimos 12 meses.
A lógica por trás do cálculo é simples: o governo quer incentivar empresas de serviços a contratar formalmente. Quem investe mais em folha de pagamento, em relação ao faturamento, paga menos imposto.
Fator R = Folha de Pagamento (últimos 12 meses) ÷ Faturamento Bruto (últimos 12 meses)
Fator R ≥ 28% → empresa tributada pelo Anexo III → alíquota a partir de 6%
Fator R < 28% → empresa tributada pelo Anexo V → alíquota a partir de 15,5%
O Fator R não é calculado uma única vez na abertura da empresa. Ele é recalculado todo mês com base nos últimos 12 meses acumulados. Isso significa que o enquadramento pode mudar — para melhor ou para pior — a qualquer momento.
Quem é afetado pelo Fator R?
O Fator R se aplica apenas a empresas que prestam serviços enquadrados nos Anexos III e V do Simples Nacional. São atividades de natureza técnica, intelectual ou científica, profissões regulamentadas e prestadores de serviço especializado.
Os principais CNAEs afetados incluem:
Médicos, psicólogos, nutricionistas, fisioterapeutas e outros profissionais de saúde
Advogados, contadores, consultores e auditores
Arquitetos, engenheiros e designers
Agências de publicidade e marketing
Desenvolvedores de software e consultores de TI
Veterinários e outros profissionais de ciências agrárias
Se você presta serviço e está no Simples Nacional, a primeira pergunta a responder é: meu CNAE está no Anexo III ou no Anexo V? Se estiver no Anexo V com possibilidade de migração pelo Fator R, esse cálculo precisa ser feito todo mês.
O que entra no cálculo da folha de pagamento?
Esse é o ponto onde muita gente erra e acaba calculando o Fator R menor do que ele realmente é, permanecendo no Anexo V desnecessariamente.
A folha de pagamento para fins do Fator R inclui:
Salários brutos de todos os funcionários com vínculo CLT
Pró-labore dos sócios, essa é a parte que a maioria esquece
FGTS sobre os salários e o pró-labore
Contribuição previdenciária patronal (INSS da empresa)
O que não entra: distribuição de lucros, reembolso de despesas, ajuda de custo e outros pagamentos que não têm natureza salarial.
O pró-labore do sócio é o principal ajuste disponível para quem quer atingir o Fator R de 28%. Aumentar o pró-labore dentro de um valor razoável e documentado pode mover a empresa do Anexo V para o Anexo III, reduzindo a alíquota pela metade.
Como o Fator R muda mês a mês
O cálculo usa uma janela móvel de 12 meses. Isso significa que, a cada mês, o dado mais antigo sai e o dado mais recente entra na conta. Um faturamento muito alto em um único mês pode diluir o Fator R ao longo do ano e tirar a empresa do Anexo III sem que ninguém perceba.
Por isso, o monitoramento precisa ser mensal. Não dá para calcular uma vez e esquecer.
Situações que podem reduzir o Fator R involuntariamente
Mês de faturamento muito acima da média, aumenta o denominador e reduz o índice
Redução do pró-labore sem aviso, diminui o numerador
Saída de funcionário, reduz a folha total
Início das atividades, os primeiros meses têm histórico incompleto
Situações que podem elevar o Fator R
Aumento documentado do pró-labore
Contratação de funcionário com vínculo CLT
Queda no faturamento, reduz o denominador
Erros mais comuns no cálculo do Fator R
Não incluir o pró-labore na folha de pagamento
Esquecer de somar o INSS patronal e o FGTS
Calcular com dados apenas do mês corrente e não dos 12 meses acumulados
Não revisar o enquadramento mensalmente
Usar CNAE incompatível com a atividade real, o que pode impedir a migração de anexo
Perguntas frequentes sobre o Fator R
O Fator R vale para todas as empresas do Simples Nacional?
Não. O Fator R se aplica apenas às empresas cujo CNAE está enquadrado nos Anexos III e V do Simples Nacional, principalmente prestadores de serviços de natureza técnica ou intelectual. Comércio (Anexo I), indústria (Anexo II) e serviços do Anexo IV não são afetados.
Posso mudar de Anexo V para Anexo III a qualquer momento?
Sim, desde que o Fator R atinja 28% ou mais no mês de apuração. A migração acontece automaticamente no PGDAS-D (sistema de apuração do Simples Nacional) quando o contador registra corretamente o cálculo. Não é preciso pedir autorização à Receita Federal.
O pró-labore tem que ser alto para atingir o Fator R?
Depende do faturamento. Para uma empresa que fatura R$ 10.000 por mês, o pró-labore precisa representar pelo menos R$ 2.800 por mês para atingir 28%. Para quem fatura R$ 30.000, o pró-labore mínimo seria R$ 8.400. O valor ideal precisa ser calculado caso a caso.
Aumentar o pró-labore não gera mais INSS?
Sim, o pró-labore tem incidência de INSS. Por isso, o aumento precisa ser calculado com cuidado para que o benefício fiscal do Fator R supere o custo previdenciário adicional. Na maioria dos casos, a conta fecha a favor do empresário, mas é um cálculo que o contador precisa fazer.
O Fator R muda com a Reforma Tributária?
O Fator R continua valendo em 2026 sem alterações significativas. A partir de 2027, a LC 214/2025 altera o ponto de corte do RBT12 para dois meses antes do período de apuração, o que desloca levemente a base de cálculo. Para quem está próximo do limite de 28%, vale monitorar com atenção a transição.
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