Aplicativos de Organização
Como organizamos todas as áreas da Marchesan
Ser dona de um negócio requer muita organização, não concorda? Afinal são muitas tarefas, pagamentos, reuniões, prazos, clientes e muito mais para dar conta no dia a dia.
E já parou para pensar se não tivéssemos a tecnologia e ferramentas para nos auxiliar nesse processo? Seria bem difícil, né?
Por isso, no artigo de hoje vou te contar 6 aplicativos que uso diariamente para organizar todas as demandas e áreas aqui do escritório e da minha vida de empresária que ajudam demais.
Todos eles já são bem conhecidos, e por isso não vim apenas te explicar o que eles fazem, mas como usamos eles aqui na Marchesan (veja os prints para entender um pouco mais como é o funcionamento na prática).
Boa leitura!
Trello:
Esse aplicativo é perfeito para organizar as tarefas de todos da equipe, ter todos os processos claros e rotinas da empresa. Aqui, temos um quadro bem completo com toda a visão geral da Marchesan, onde ficam todas as pendências da equipe, mensagens padrões que enviamos em cada etapa, dossiês com os resumos das empresas/clientes, rotinas, como por exemplo a DAS e os impostos que precisamos mandar para os clientes todo mês.
Assim, deixamos tudo alinhado, controlamos prazos e prioridades, sempre atribuindo cada atividade para o responsável pelo trabalho.
Google Meet:
O Meet é o meu aplicativo favorito para reuniões, exatamente por estar dentro do Google e conectado com a agenda. Quando crio uma nova reunião, automaticamente a agenda cria o link para o Meet. Isso facilita na hora de enviar convites para qualquer pessoa, além de melhorar muito a nossa comunicação com os clientes. Além disso, tem uma funcionalidade que ajuda demais, que é o envio da ata dessa reunião que estava marcada através do Drive abrindo um doc dessa reunião diretamente nele.
Google Drive:
Aqui a gente usa o Drive direto para armazenar as pastas dos clientes com todos os documentos que eles nos enviam e que precisamos enviar para eles. Por estar dentro do Google e estar tudo conectado com os outros aplicativos, é muito mais fácil para compartilhar ou cocriar documentos usando ele. Inclusive quando precisamos enviar arquivos por e-mail, nós enviamos via link do Drive ao invés de anexar o arquivo. É muito melhor!
Google Keep:
O Keep funciona como um “to do list”. Aqui, uso com check lists de pendências para reuniões e para as tarefas da semana como, por exemplo, para anotar baixa e declaração anual de MEIs. Ele é perfeito para anotar tarefas simples que não fazem parte de um projeto.
Google Agenda:
Aqui na Marchesan a agenda é de todos! E por isso a rotina toda do escritório está nela: mensagens para enviar, cobranças de documentos, parcelamento do MEI, lembretes, avisos, reuniões… absolutamente tudo o que acontece e precisa ser feito.
E para que isso tudo fique ainda mais organizado separamos por cores, por exemplo, em vermelho são as mentorias, azul são clientes, amarelo consultoria. Ainda, todas as demandas e atividades que precisam ser realizadas no dia colocamos como tarefas (na parte cinza que fica no topo da agenda).
Esse aplicativo é cheio de ferramentas extras e totalmente conectado aos outros da Google, o que é incrível. Se quiser ver mais como organizo ela, clica aqui e veja esse Reels que fiz ontem no Insta. https://www.instagram.com/p/Cn2jB2tv7sJ/
WhatsApp:
Aqui usamos o WhatsApp com grupos diferentes para cada pessoa/área da Marchesan. Assim, cada assunto, ideia ou demanda ficam super centralizadas.
Espero que você tenha gostado de conhecer um pouco mais da nossa organização aqui na Marchesan e que esse conteúdo sirva como inspiração para você organizar cada vez mais o seu negócio também!
E nesse processo, não esqueça que não existe fórmula pronta, você só vai saber testando muito, observando e adaptando.
Por isso, a minha dica especial é que você analise como é a organização da sua empresa hoje, veja o que funciona, o que não funciona e como você pode melhorar, seja com o uso desses aplicativos (ou de outros) para melhorar ainda mais a estrutura do seu negócio. :)
