Documentos para transferência de contabilidade: a lista completa
Se você chegou até aqui, provavelmente já tomou a decisão mais difícil: trocar de contador. A parte boa é que o resto é mais simples do que parece e, quando bem conduzido, você quase não sente. O ponto que costuma travar as pessoas é a dúvida prática: quais são os documentos para transferência de contabilidade que eu preciso reunir? A resposta completa está abaixo, organizada em três blocos, do jeito que a transferência realmente acontece.
Antes da lista, um alívio importante: na maior parte, não é você quem corre atrás dos documentos. A transferência de contabilidade segue um procedimento formal em que o novo contador solicita a maioria deles diretamente ao contador anterior. O seu papel é fornecer os documentos societários e liberar os acessos. E existe uma proteção legal a seu favor nesse processo — vamos chegar nela. Antes, os três blocos em detalhe.
Bloco 1: Documentos societários (esses são com você)
São os documentos que identificam a empresa e provam quem são os sócios. Ficam com você, e é o que o novo contador precisa logo de início:
Contrato social e todas as alterações contratuais posteriores
Cartão CNPJ atualizado
Documentos pessoais dos sócios (RG, CPF, comprovante de endereço)
Inscrições estadual e municipal, quando houver
Alvará de funcionamento e licenças específicas da atividade
Bloco 2: Documentos fiscais e contábeis (o novo contador pede ao antigo)
Aqui está o coração da transferência. São os registros da vida financeira e fiscal da empresa, e a maioria é solicitada pelo escritório novo ao anterior. Você não precisa garimpar — precisa saber que existem, para conferir se vieram completos:
Balancetes e balanços dos últimos exercícios
Livro Diário e Livro Razão
Guias de impostos pagas (DAS, DARF, entre outras)
Declarações entregues (DEFIS, DCTFWeb, EFDs, ECF, quando aplicável)
Notas fiscais de entrada e saída
Extratos bancários do período
Bloco 3: Documentos de departamento pessoal (o mais esquecido)
Se a sua empresa tem funcionários, este bloco é o que mais gera dor de cabeça quando é ignorado — e é justamente o que mais some numa transferência mal feita. Ele precisa vir completo para que a folha continue sem falhas:
Folhas de pagamento dos últimos meses
Registros de férias, afastamentos e rescisões
Guias de FGTS e INSS recolhidas
Informações e eventos do eSocial
Contratos de trabalho e fichas de registro dos funcionários
Uma dica prática sobre este bloco: se em algum momento da relação houve rotatividade de funcionários, guarde também os comprovantes de rescisões antigas. Numa transferência de contabilidade, é comum o departamento pessoal ser o que exige mais atenção, justamente porque envolve o histórico de cada pessoa que passou pela empresa — e uma folha que continua sem esse histórico pode gerar erro em cálculos futuros de férias, décimo terceiro e verbas rescisórias.
O documento que formaliza tudo: o termo de transferência
Existe uma peça que costura o processo inteiro: o termo de transferência de responsabilidade técnica. É o documento em que o contador que sai passa oficialmente o bastão ao que entra, registrando até onde ia a responsabilidade de um e onde começa a do outro. Ele é emitido pelo novo contador e protege você: deixa claro que não há um vácuo em que nenhum profissional respondia pela sua contabilidade.
Esse procedimento é regulado pela Resolução CFC nº 1.590/2020 (que atualizou a antiga Resolução 987/2003), do Conselho Federal de Contabilidade. É ela que trata do distrato da prestação de serviços e da transferência de responsabilidade técnica, ou seja, a transferência de contabilidade tem regra clara e prevista em norma, não depende da boa vontade de ninguém.
E se o contador antigo não quiser entregar os documentos?
Essa é a preocupação número um de quem vai trocar de contador e a resposta traz tranquilidade. Os documentos e livros contábeis pertencem à empresa, não ao contador. Pela Resolução CFC nº 1.590/2020, o profissional que sai é obrigado a repassar toda a documentação ao sucessor. Mais do que isso: reter documento de forma abusiva para dificultar a saída do cliente é infração disciplinar e ética, sujeita a penalidade pelo Conselho. Nem mesmo honorários em aberto autorizam a retenção, nesse caso, o contador deve cobrar pela via própria, não segurando os seus papéis.
A norma até estabelece prazos: os documentos dos setores pessoal e fiscal devem ser entregues em cerca de 10 dias após o termo de transferência, e os demais (livros e documentos contábeis) em torno de 30 dias. Na prática, quando o novo escritório conduz o processo com o procedimento correto, essa etapa que tanto assusta flui sem atrito nenhum.
Perguntas frequentes sobre transferência de contabilidade
Quais documentos preciso para transferir minha contabilidade?
Três blocos: societários (contrato social, CNPJ), fiscais e contábeis (balancetes, livros, guias, declarações) e de departamento pessoal (folhas, férias, rescisões, eSocial). Você fornece os societários e os acessos; o novo contador solicita o resto ao anterior.
O contador antigo é obrigado a entregar meus documentos?
Sim. Os documentos pertencem à empresa. Pela Resolução CFC nº 1.590/2020, o contador que sai deve entregar tudo ao sucessor, com prazos definidos (cerca de 10 dias para pessoal e fiscal, 30 para os demais). Reter documento de forma abusiva é infração ética e disciplinar.
Posso trocar de contador a qualquer momento do ano?
Sim, não há data única. O ideal é evitar picos de obrigações, como o fechamento anual, mas a troca pode ser feita em qualquer mês, desde que a documentação seja repassada corretamente.
Quanto tempo demora para transferir a contabilidade?
Com a documentação organizada, costuma levar de alguns dias a poucas semanas. Depende da agilidade do contador anterior e da organização dos documentos. Um escritório preparado conduz esse processo para o cliente.
A lista assusta; a transferência de contabilidade, bem conduzida, não
Vista de uma vez, essa lista parece grande. Mas repare: a maior parte não é trabalho seu, é o novo contador que solicita, organiza e confere. O seu papel é decidir e fornecer o essencial; o resto é conduzido para você. É por isso que a transferência de contabilidade, ao contrário do que o medo diz, não precisa ser um transtorno, ela tem regra, tem prazo e tem quem conduza.
Na Marchesan, a gente assume a transferência do início ao fim: solicita os documentos ao escritório anterior, confere se veio tudo, formaliza o termo e organiza cada bloco na nossa plataforma, para que você troque de contador sem perder um documento e sem perder o sono. Se quiser ver o passo a passo completo da troca, temos um checklist dedicado a isso.
Pronto para trocar de contador sem dor de cabeça? Fale com a Marchesan pelo WhatsApp (51) 3211-1595 e deixe que a gente conduz a transferência inteira pra você.
