Quanto custa um funcionário para a empresa?

O custo real além do salário

Você decide contratar alguém por R$ 2.500 por mês. Parece simples: combina o salário, assina a carteira e pronto.

O problema é que R$ 2.500 não é o que sua empresa vai desembolsar.

Esse é um dos erros mais comuns entre donos de pequenas empresas e um dos que mais compromete o fluxo de caixa nos primeiros meses após a contratação. O salário que você negocia com o colaborador é apenas a ponta do iceberg. Abaixo da linha d'água, existe uma série de encargos sociais, trabalhistas e previdenciários que transformam drasticamente o custo final da contratação.

Neste artigo, a equipe da Marchesan mostra o custo real de contratar um funcionário CLT em 2026, com números, exemplos e sem surpresa no final do mês.

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O que compõe o custo de um funcionário

O custo de um funcionário é composto por três pilares: salário nominal, encargos sociais pagos ao governo e benefícios e provisões.

Cada um desses pilares entra no seu caixa de forma diferente, alguns todo mês, outros uma vez por ano. Mas todos precisam ser provisionados desde o primeiro mês de contrato.

Os encargos mensais obrigatórios

Independentemente do regime tributário da sua empresa, todo funcionário CLT gera os seguintes custos mensais:

• FGTS: 8% sobre o salário bruto O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço é depositado mensalmente em uma conta vinculada no nome do funcionário. Não é desconto do salário dele, é custo extra da empresa. Para um salário de R$ 2.500, são R$ 200 por mês que saem do seu caixa e vão para a Caixa Econômica.

• INSS patronal Aqui existe uma diferença importante dependendo do regime tributário da sua empresa. Algumas empresas do Simples Nacional não pagam INSS patronal separado, ele já está incluído dentro do DAS, o que representa uma grande economia. Já empresas no Lucro Presumido, Lucro Real e alguamas do Simples Nacional, pagam a Contribuição Previdenciária Patronal de 20% sobre a folha de pagamento.

• RAT e Sistema S São contribuições adicionais que incidem sobre empresas fora do Simples. O RAT (Risco Ambiental do Trabalho) varia de 1% a 3% e o Sistema S pode chegar a 5,8% sobre a folha.

As provisões mensais

Além dos encargos mensais, existem custos que você paga uma vez por ano, mas que precisam ser reservados todo mês. Se você não fizer esse provisionamento, vai sentir um rombo no caixa quando chegar a época de pagar.

• 13º salário É um salário extra pago em duas parcelas, novembro e dezembro. Na prática, é como se a empresa guardasse 1/12 do salário todos os meses para garantir esse pagamento. Para um salário de R$ 2.500, isso representa R$ 208 por mês sendo provisionados.

• Férias + 1/3 constitucional Todo funcionário tem direito a 30 dias de férias após 12 meses, com acréscimo de 1/3 do salário. Isso representa aproximadamente 11% do salário por mês provisionado.

• Multa rescisória do FGTS Em caso de demissão sem justa causa, a empresa paga uma multa de 40% sobre o saldo total do FGTS acumulado. Além do saldo de salário e férias proporcionais, a demissão sem justa causa gera essa multa sobre o saldo total do FGTS. Muitas empresas nem consideram isso na hora de contratar.

O custo real: tabela por faixa salarial

O custo total de um funcionário CLT para a empresa gira em torno de 1,7x a 2,3x o salário bruto, dependendo dos benefícios oferecidos.

Veja como isso se traduz na prática para três perfis comuns em pequenas empresas:

Tabela baseada em empresa no Simples Nacional. Empresas no Lucro Presumido ou Real têm INSS patronal adicional de 20%, elevando o multiplicador para até 1,7x ou mais.

Os benefícios [obrigatórios e opcionais]

Além dos encargos, existem benefícios que impactam o custo mensal:

• Vale-transporte (obrigatório) A empresa custeia o transporte do funcionário. O funcionário paga até 6% do salário bruto como desconto, a empresa cobre o restante. Dependendo da cidade e da distância, isso pode representar de R$ 50 a R$ 300 por mês adicionais.

• Vale-refeição ou alimentação (convencional coletiva ou opcional) Muitas categorias profissionais têm vale-refeição previsto em Convenção Coletiva de Trabalho, o que torna o benefício obrigatório para empresas daquele setor. Verifique a CCT da categoria antes de contratar.

• Plano de saúde (opcional, mas cada vez mais esperado) Não é obrigatório por lei, mas tornou-se um critério importante para atração e retenção de talentos. O custo varia muito por operadora, faixa etária e cobertura.

O que considerar antes de contratar

Contratar bem vai além de encontrar a pessoa certa. Envolve saber se o caixa da empresa suporta o custo total, não só o salário.

Antes de abrir uma vaga, responda:

• O faturamento da empresa suporta esse custo por pelo menos 6 meses? Funcionário novo leva tempo para gerar retorno. Se o caixa não aguenta o custo por 6 meses, a contratação pode comprometer a operação.

• A Convenção Coletiva da categoria exige benefícios adicionais? CCT pode obrigar benefícios específicos, plano odontológico, seguro de vida, adicional de periculosidade. Verifique antes de calcular.

• Você provisionou a multa rescisória? Se a contratação não der certo, a demissão sem justa causa tem custo. Calcule o cenário de saída antes de entrar.

Perguntas frequentes

1. Quanto custa um funcionário no salário mínimo em 2026?

O salário mínimo em 2026 é de R$ 1.621,00. Para uma empresa no Simples Nacional, o custo total mensal, incluindo FGTS e provisões de 13º e férias, fica em torno de R$ 2.065,00, sem considerar vale-transporte e vale-refeição.

2. Empresa no Simples Nacional paga INSS patronal?

Na maioria dos casos, não. As empresas do Simples Nacional têm o INSS patronal incluído dentro do DAS. A exceção são empresas enquadradas no Anexo IV do Simples, que recolhem o INSS patronal separadamente.

3. O que muda no custo do funcionário se eu mudar de regime tributário?

Bastante. No Lucro Presumido ou Lucro Real, o INSS patronal de 20% incide separadamente sobre a folha, o que pode elevar o multiplicador de 1,27x para até 1,7x ou mais. Antes de mudar de regime, simule o impacto na folha com seu contador.

4. Posso contratar como PJ para economizar nos encargos?

Depende da situação. A contratação PJ é legal quando existe autonomia real de trabalho, o profissional tem outros clientes, define seus horários e não tem subordinação. Quando a relação de trabalho é equivalente a um emprego, a contratação PJ pode ser considerada vínculo empregatício disfarçado, com todos os riscos trabalhistas. Consulte seu contador antes de decidir.

5. O que é a CCT e por que ela importa no custo do funcionário?

CCT é a Convenção Coletiva de Trabalho, acordo entre sindicato dos trabalhadores e sindicato dos empregadores que define regras específicas para cada categoria profissional. Ela pode obrigar benefícios adicionais, pisos salariais acima do mínimo e outros encargos. Verifique a CCT da sua categoria antes de calcular o custo de contratação.

Contratar com planejamento é a diferença entre crescimento saudável e comprometimento de caixa. Antes de assinar qualquer carteira, calcule o custo total e não só o salário.

Se quiser ajuda para calcular o custo real de uma contratação específica para a sua empresa, a equipe da Marchesan pode te ajudar.

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